3.1 Insulan omaisuuden suojeleminen
Insulan työntekijöiden on toimittava vastuullisesti ja varovaisuutta noudattaen suojellakseen työnantajan omaisuutta väärinkäytöksiltä, varkaudelta, vaurioitumiselta ja tuhoutumiselta. Omaisuudella tarkoitetaan fyysistä omaisuutta, kuten rakennuksia, koneita ja laitteita, sekä immateriaalioikeuksia, kuten reseptejä, tuotemerkkejä, työprosesseja ja
muotoilua.

Omaisuutta ei tule luovuttaa työntekijän omaan käyttöön, ellei asiasta sovita etukäteen kirjallisesti asiaankuuluvan liiketoimintayksikön toimitusjohtajan kanssa.

3.2 Luottamuksellisen tiedon suojelu
Insulan työntekijät ja hallituksen jäsenet ovat velvollisia käsittelemään Insulaa koskevia tietoja harkiten sekä muuta kuin julkista tietoa luottamuksellisesti.

Luottamuksellisilla tiedoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia henkilöiden tietoon tulleita seikkoja, jotka eivät ole yleisessä tiedossa ja joiden on varovaisen arvion mukaan ymmärrettävä olevan sellaisia, että ne voi olla Insulan kannalta tärkeää pitää salassa. Esimerkkeinä voidaan mainita liiketoimintasuunnitelmat, talousarviot, hinnat ja asiakastiedot.

Yhtiötä koskevan tiedon paljastamiseen ja jakamiseen sosiaalisessa mediassa tulee suhtautua erityisellä varovaisuudella, ja luottamuksellisuuden määritelmää tulkitaan tässä tapauksessa ankarasti.

Insulaa koskevat seikat, jotka eivät ole yleisessä tiedossa, on tulkittava Insulan omaisuudeksi. Siksi tällaisen tiedon jakamista koskevan kiellon voimassaolo jatkuu rajoituksitta myös työntekijän työsuhteen tai hallituksen jäsenen toimikauden päättymisen jälkeen.

3.3 Eturistiriitojen välttäminen
Sidonnaisuudet ulkopuolisiin yhtiöihin tai organisaatioihin saattavat vaikuttaa työntekijän työsuhteeseen Insulan kanssa tai olla ristiriidassa Insulan kaupallisten etujen tai eettisten näkemysten kanssa.

Siksi johtajilla ja työntekijöillä ei saa olla ulkopuolisia tehtäviä tai virkoja, jotka ovat ristiriidassa Insulan etujen kanssa tai jotka ovat laajuudeltaan sellaisia, että ne vaikuttavat heidän työkykyynsä ja valmiuksiinsa, ellei lähin esimies ole antanut erillistä hyväksyntäänsä tällaisille tehtäville.

Mikäli on olemassa riski tai aihetta epäillä eturiitaa esimerkiksi rekrytointiin, palkkaneuvotteluihin, konflikteihin tai vastaaviin tilanteisiin liittyen,
keskusteluun on mukaan otettava esimiehen esimies.

3.4 Syrjinnän ja häirinnän estäminen
Insulalla on velvollisuus luoda turvallinen, terveellinen ja osallistava työympäristö, joka edistää työntekijöiden oikeudenmukaista kohtelua ja jossa eettinen käyttäytyminen pannaan merkille ja sitä arvostetaan.

Insulan työntekijöiden ja hallituksen jäsenten tulee välttää käyttäytymästä tavalla, joka voidaan käsittää syrjiväksi tai häiritseväksi. Negatiiviset huomautukset tai Insulan työntekijöitä koskevat syrjivät lausunnot julkisesti tai sosiaalisessa mediassa eivät ole sallittuja.

Etniseen alkuperään, uskontoon, ikään, vammaisuuteen, sukupuoleen, aviolliseen syntyperään, sukupuoliseen suuntautumiseen, ammattiyhdistyksen jäsenyyteen tai poliittiseen sitoutumiseen perustuva suora tai välillinen syrjintä on kielletty. Työntekijöiden tulee ottaa huomioon kulttuuriset erot ja kunnioittaa niitä.

Insula ei suvaitse minkäänlaista työntekijöitä alentavaa kohtelua, esimerkiksi psyykkistä tai seksuaalista häirintää tai verbaalisesti tai tekoina ilmenevää syrjintää. Työntekijään ei saa kohdistaa minkäänlaista fyysistä, seksuaalista tai psyykkistä rankaisemista tai väkivaltaa.

3.5 Työterveyden ja -turvallisuuden sekä ympäristöolojen edistäminen
Insula katsoo, että pitkällä aikavälillä hyvä kannattavuus edellyttää turvallista ja tehokasta liiketoimintaa, minkä vuoksi kaikkien konserniyhtiöiden tulee työskennellä määrätietoisesti ja käynnistää toimenpiteitä, joilla estetään ja minimoidaan työpaikan olosuhteista johtuvia tai niihin liittyviä tapaturmia ja vammoja.

Insulan työntekijöiden on pyrittävä omalta osaltaan luomaan turvallinen ja suotuisa työympäristö, joka ei aiheuta vahinkoa ihmisille, ympäristölle tai yhteiskunnalle. Turvallisen ja positiivisen työympäristön luominen on kaikkien yhteinen asia.

Työntekijöille tarjotaan säännöllistä koulutusta terveyteen, turvallisuuteen ja
työympäristöön liittyen. Ensiaputarvikkeet ovat saatavilla kaikissa työskentelytiloissa.

3.6 Päihteet
Insulan työntekijät ja hallituksen jäsenet eivät saa työskennellä tai oleskella työtiloissa päihtyneinä tai nauttia alkoholia tai muita päihteitä työaikana. Alkoholia voidaan kuitenkin tarjoilla edustustilaisuuksissa tai yrityksen järjestämissä tilaisuuksissa edellyttäen, että sen kulutus on kohtuullista eikä sitä tarjoiltaessa käytetä koneita, ajeta autoa tai tehdä muuta sellaista työtä, joka ei sovi yhteen alkoholin kanssa.

Insulalla on nollatoleranssi huumaavien aineiden käyttöön työn yhteydessä myös silloin, jos työtä tehdään maassa, jossa niiden käyttö on sallittua.

3.7 Henkilötietojen suojelu
Insulan työntekijöiden ja hallituksen jäsenten on käsiteltävä henkilötietoja asianmukaisesti.

Asiakkaiden, työntekijöiden ja muiden lähipiiriin kuuluvien tulee voida luottaa siihen, että Insulan hallussa olevia henkilötietoja käsitellään siten, että tietoja käytetään ainoastaan laillisiin liiketoiminnallisiin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittelyssä Insula noudattaa voimassa olevia lakeja ja säännöksiä. Henkilötietojen käsittelyä tulee rajoittaa siten, että niitä käytetään ainoastaan liiketoiminnan, tehokkaan asiakaspalvelun, asiaankuuluvan kaupallisen toiminnan ja asianmukaisen henkilöstöhallinnon kannalta välttämättömiin tarkoituksiin.

3.8 Sopimusten kirjallinen dokumentointi
Sopimukset, joita Insula tekee työntekijöidensä, toimittajiensa, asiakkaidensa ja liikekumppaniensa kanssa, laaditaan pääsääntöisesti kirjallisessa muodossa ja arkistoidaan asianmukaisesti. Suullisia sopimuksia voi olla vaikea dokumentoida, ja ne saattavat toisinaan johtaa erimielisyyksiin sopimusehdoista sekä epäilyksiin siitä, että on tapahtunut jotakin laitonta tai epäeettistä. Siksi kaikki Insulan konserniyhtiön tekemät sopimukset on laadittava pääsääntöisesti kirjallisessa muodossa, ja sopimukset on arkistoitava asiakirjojen säilytyksestä annettujen, voimassa olevien toimintaohjeiden mukaisesti.

3.9 Kirjanpidon täsmällisyydestä huolehtiminen
Insulan kirjanpidon on oltava täsmällistä sekä voimassa olevien lakien ja tilinpäätösstandardien mukaista.

Insulan kirjanpidolla on ratkaiseva merkitys toiminnan ohjaamiselle ja konsernin kyvylle täyttää sen velvoitteet sidosryhmiään kohtaan. Siksi Insulan kirjanpidon on oltava täsmällistä, ja sen on annettava totuudenmukainen kuva konsernin tai tytäryhtiön harjoittamasta liiketoiminnasta tarkasteltavana ajanjaksona. Rahoitustoimiin tai
kirjanpitoon osallistuvien työntekijöiden on varmistettava, että kaikki tapahtumat dokumentoidaan täydellisesti ja tarkasti ja kirjataan voimassa olevan lainsäädännön, hyvän kirjanpitotavan ja the Insula Way -toimintaohjeessa vahvistettujen sisäisten vaatimusten mukaisesti.

Virheellinen tai harhaanjohtava kirjanpito ei ole missään olosuhteissa hyväksyttävää.